Privacyverklaring
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor, als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
1. Onze contactgegevens
Naam kantoor:
Van Reigersberg Versluys Notariaat B.V.
Adres:
Westerkade 2A
Postcode / Plaats:
3016 CL Rotterdam
Contactpersoon:
Theresa Medendorp
E-mail:
theresa@vrvnotariaat.nl
Telefoon:
+31 10 476 88 33
2. Verwerkingen van persoonsgegevens
Als notariskantoor verzamelen en gebruiken wij gegevens over (direct of indirect identificeerbare) natuurlijke personen (“persoonsgegevens”). Het gaat onder meer om gegevens van de volgende categorieën betrokkenen:
- Personen die cliënt zijn of werkzaam zijn bij onze cliënten (paragraaf 3)
- Derden van wie gegevens voorkomen in dossiers die wij behandelen, zoals wederpartijen, zakelijke contacten in de keten en andere relevante derden (zoals deskundigen) (paragraaf 3)
- Personen van wie wij producten of diensten afnemen (leveranciers) of die werkzaam zijn bij onze leveranciers (paragraaf 4)
- Bezoekers van onze website (paragraaf 5)
- Sollicitanten (paragraaf 6)
Hieronder wordt beschreven welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en op basis van welke wettelijke grondslag.
Indien persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden.
Naast de hieronder genoemde verwerkingen verwerken wij persoonsgegevens, waar nodig, voor het behandelen en afwikkelen van (dreigende) geschillen, op grond van ons gerechtvaardigd belang om onze rechtspositie te verdedigen.
Deze verklaring bevat tevens informatie over:
- de bron van persoonsgegevens (paragraaf 7)
- ontvangers van persoonsgegevens (paragraaf 8)
- beveiliging (paragraaf 9)
- bewaartermijnen (paragraaf 10)
- rechten van betrokkenen (paragraaf 11 en 12)
- klachtenprocedure (paragraaf 13)
- wijzigingen van deze verklaring (paragraaf 14)
3. Notariële dienstverlening
Om onze werkzaamheden voor cliënten goed te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk, en soms wettelijk verplicht, om persoonsgegevens te verwerken.
Dit betreft persoonsgegevens van:
- cliënten
- personen werkzaam bij cliënten
- derden van wie gegevens voorkomen in dossiers, zoals wederpartijen, zakelijke contacten en andere betrokkenen (bijvoorbeeld deskundigen)
3.1 Categorieën persoonsgegevens
Wij verwerken (waar nodig) de volgende categorieën persoonsgegevens:
- NAW- en contactgegevens
- Gegevens van wederpartijen of derden
- Uittreksels uit Kamer van Koophandel, Kadaster en andere openbare registers
- Informatie over de zaak
- Een kopie van een identiteitsbewijs
- Betaal- en bankgegevens
- Overige persoonsgegevens die u verstrekt of die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze werkzaamheden
3.2 Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Wanneer ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, gelden wettelijke regels die invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens:
a. De notaris moet bepaalde persoonsgegevens verplicht in de akte opnemen.
b. De ondertekende akte moet eeuwig worden bewaard.
c. Na ondertekening mag de akte niet worden gewijzigd. Bij fouten moet een nieuwe akte worden opgesteld.
d. De notaris moet persoonsgegevens controleren in BRP, Handelsregister en Kadaster.
e. De notaris moet uw identiteit vaststellen met een geldig identiteitsbewijs, dat mag worden gekopieerd.
f. Persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
3.3 Adviezen en overige diensten
Passeren en bewaren van notariële akten
Doel:
Het passeren van notariële akten.
Rechtsgrond:
Wettelijke verplichting.
Bewaartermijn:
20 jaar op kantoor; daarna overbrenging naar de algemene bewaarplaats, uiterlijk na 30 jaar.
Voorbereiding en afhandeling van dossiers
Doel:
Voorbereiden en afhandelen van notariële akten.
Rechtsgrond:
Wettelijke verplichting.
Bewaartermijn:
20 jaar (WWFT-gegevens: 5 jaar).
Verzenden van concepten en dossierstukken
Doel:
Informeren van derden in verband met uitvoering van de opdracht.
Rechtsgrond:
- cliënt: uitvoering van overeenkomst
- niet-cliënt: gerechtvaardigd belang van kantoor of cliënt
Advisering en overige diensten zonder notariële akte
Bijvoorbeeld:
- advisering
- onderhandse akten
- afwikkeling nalatenschappen
Rechtsgrond:
- cliënt: uitvoering overeenkomst
- niet-cliënt: gerechtvaardigd belang van kantoor of cliënt
Inschrijving in registers
Bijvoorbeeld:
- Kadaster
- Handelsregister
- Centraal Levenstestamentenregister (CLTR)
Doel: kenbaarheid van gegevens.
Rechtsgrond:
- wettelijke verplichting
- uitvoering overeenkomst (cliënt)
- gerechtvaardigd belang (niet-cliënt)
Legalisatie van handtekeningen en documenten
Doel: bevestiging echtheid handtekening of document.
Rechtsgrond:
- uitvoering overeenkomst
- gerechtvaardigd belang
Bewaartermijn: 5 jaar.
Relatiebeheer zakelijke contactpersonen
Doel: samenwerking en communicatie binnen de keten.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van kantoor of cliënt.
3.4 Marketing en business development
Bijvoorbeeld:
- nieuwsbrieven
- uitnodigingen voor events
- marketingcommunicatie
Doel: marketing en relatiebeheer.
Rechtsgrond:
- toestemming
- gerechtvaardigd belang bij bestaande relaties.
3.5 Financiële administratie
Doelen:
- financiële administratie
- accountantscontrole
- facturatie
- incasso van vorderingen
Rechtsgronden:
- wettelijke verplichting
- uitvoering overeenkomst
- gerechtvaardigd belang
4. Leveranciers
Wanneer wij goederen of diensten inkopen verwerken wij persoonsgegevens van leveranciers of hun medewerkers.
4.1 Categorieën persoonsgegevens
- NAW- en contactgegevens
- KvK-nummer
- BTW-nummer
- Bank- en betaalgegevens
- Bestel- en contractgegevens
- Overige gegevens die noodzakelijk zijn volgens wet- of regelgeving
4.2 Leveranciersbeheer
Doelen:
- selectie leveranciers
- inkopen van diensten
- contact onderhouden
Rechtsgrond:
- uitvoering overeenkomst
- gerechtvaardigd belang
4.3 Financiële administratie
Doelen:
- financiële administratie
- accountantscontrole
- facturatie
Rechtsgrond:
- wettelijke verplichting
- uitvoering overeenkomst
- gerechtvaardigd belang
5. Websitebezoekers
5.1 Categorieën persoonsgegevens
- NAW- en contactgegevens (indien verstrekt)
- correspondentiegegevens (bijv. e-mail)
- websitegegevens zoals:
- IP-adres
- surfgedrag
- bezoektijd en bezochte pagina’s
5.2 Website
Reageren op berichten of verzoeken
Doel: communicatie en afhandeling van verzoeken.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
Websitebeheer
Doelen:
- functioneren van de website
- websiteanalyse
- verbeteren gebruiksvriendelijkheid
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
Meer informatie staat in de cookieverklaring.
6. Sollicitanten
6.1 Categorieën persoonsgegevens
- NAW- en contactgegevens
- geboortedatum en geslacht
- CV en motivatiebrief
- opleidings- en werkervaring
- gegevens huidige dienstverband
- diploma’s en cijfers
- referenties
- overige verstrekte gegevens
6.2 Sollicitatieprocedure
Doelen:
- werving en selectie
- beoordeling geschiktheid
- communicatie met kandidaten
- eventueel doen van een aanbod
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
Bewaartermijnen:
- 4 weken na afronding procedure
- met toestemming maximaal 12 maanden
7. Bron van persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen afkomstig zijn van:
- openbare registers (Kadaster, KvK, BRP)
- cliënten
- adviseurs
- wederpartijen
Bij sollicitanten kunnen gegevens afkomstig zijn van:
- referenten
- recruitment- of assessmentbureaus
8. Ontvangers van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Mogelijke ontvangers
- medewerkers van het notariskantoor
- wederpartijen, notarissen en adviseurs
- Kadaster
- Kamer van Koophandel
- UBO-register
- CTR en CLTR
- cloudleveranciers
- Belastingdienst
- ketenpartners van cliënten
- verzekeraars
- deskundigen
- rechtbanken
- overheidsinstanties
- accountants en externe adviseurs
- toezichthouders
Indien gegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, bijvoorbeeld via modelcontracten van de Europese Commissie.
9. Beveiliging
Van Reigersberg Versluys Notariaat B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen:
- verlies
- misbruik
- onbevoegde toegang
- wijziging of vernietiging
Alleen medewerkers die gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden krijgen toegang.
10. Bewaren van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk.
Belangrijke bewaartermijnen:
- Notariële akten: eeuwig
- Notariële dossiers: 20 jaar
- WWFT-gegevens: 5 jaar
- Legalisaties: 5 jaar
- Sollicitaties: 4 weken (of 12 maanden met toestemming)
Gegevens kunnen langer worden bewaard indien noodzakelijk voor juridische procedures.
11. Uw rechten
Onder de AVG heeft u de volgende rechten.
11.1 Recht op inzage
U kunt vragen of wij uw persoonsgegevens verwerken en zo ja welke.
11.2 Recht op rectificatie
U kunt verzoeken om correctie van onjuiste gegevens.
Let op: gegevens in een notariële akte kunnen niet worden gewijzigd; hiervoor moet een nieuwe akte worden opgesteld.
11.3 Recht op gegevenswissing
In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om verwijdering van uw gegevens.
Dit geldt niet voor gegevens die in een notariële akte zijn opgenomen.
11.4 Recht op beperking van verwerking
U kunt vragen de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld tijdens een bezwaarprocedure.
11.5 Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U kunt verzoeken om gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat te ontvangen.
Dit geldt alleen voor gegevens die:
- op basis van toestemming of overeenkomst worden verwerkt
- geautomatiseerd worden verwerkt
11.6 Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen:
- direct marketing
- verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
12. Mogelijke beperkingen van rechten
In sommige gevallen kunnen wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld Wet op het notarisambt) ertoe leiden dat een verzoek niet volledig kan worden ingewilligd.
Binnen 1 maand ontvangt u een reactie op uw verzoek.
Deze termijn kan bij complexe verzoeken met 2 maanden worden verlengd.
13. Klachten
Bij klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen met:
Theresa Medendorp
theresa@vrvnotariaat.nl
U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Wanneer u in een ander EU-land woont of werkt, kunt u zich wenden tot de toezichthouder in dat land.
14. Wijzigingen
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 januari 2025.
Van Reigersberg Versluys Notariaat B.V. behoudt zich het recht voor deze verklaring te wijzigen. De meest recente versie wordt altijd op de website gepubliceerd.
Bij substantiële wijzigingen zullen betrokkenen zoveel mogelijk rechtstreeks worden geïnformeerd.
Rotterdam, 1 januari 2025
